O novo prazo de cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica e a gestão das informações

O avanço global da Tecnologia da Informação também gera efeitos nas relações Fisco-contribuinte, assim paulatinamente obrigações acessórias antes entregues/emitidas em papel foram sendo substituídas por declarações/documentos eletrônicos constantemente aprimorados de forma a se constituírem numa rede de informações seguras e muitas vezes on-line à disposição do Fisco.

Nessa esteira foi instituída a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, modelo nacional de documento fiscal eletrônico criado em substituição ao documento fiscal emitido em papel, cuja validade jurídica é  garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pelo Fisco.

Com esse novo sistema de emissão de documentos fiscais, o Fisco passou a acompanhar todas as operações comerciais realizadas em tempo real pelos contribuintes. Entretanto, o integral cumprimento das exigências legais contidas nesta nova dinâmica de emissão e armazenamento dos documentos fiscais exige dos contribuintes o acompanhamento diário e efetivo das alterações da legislação tributária-fiscal já que sua inobservância pode prejudicar sua operação.

Portanto, além de ter de observar os requisitos formais para emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os quais são passíveis de validação via web pela Secretaria de Fazenda de sua jurisdição, o contribuinte deve atentar também para o correto preenchimento dos quadros e campos constantes no mencionado documento fiscal em conformidade com o que estabelece a legislação do ICMS, do IPI, do PIS/Pasep e da Cofins, de acordo com cada operação por ele realizada.

Isso porque, a autorização de uso concedida pela Secretaria da Fazenda não implica na validação das informações contidas na Nota Fiscal Eletrônica-NF-e, ou seja, não são verificados, por exemplo, se o contribuinte utilizou a alíquota ou a base de cálculo corretas, o que poderá ser questionado pelo Fisco via de regra no prazo de 5 anos, considerando tratarem-se de tributos lançados por homologação (art. 150, CTN).

A importância da correta emissão da Nota Fiscal Eletrônica ficará ainda mais relevante a partir de 1º de janeiro de 2011, quando entra em vigor o Ato COTEPE CONFAZ nº 13/2010, o qual prevê que o prazo para cancelamento do documento fiscal passará de 168 horas (7 dias) para apenas 24 horas, contadas do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso.

As empresas, portanto, devem ficar atentas a esse novo prazo de cancelamento do documento fiscal eletrônico. Muitos procedimentos que vêem sendo adotados precisarão ser revistos. Mais importante que o simples envio do documento à SEFAZ, é garantir a integridade e a qualidade das informações enviadas.

*Adriana Almeida, Advogada; Bacharel em Direito pela UNIP - Universidade Paulista; Consultora de Tributos Indiretos da FISCOSoft