O home office é o futuro da contabilidade?

Em março deste ano, as empresas brasileiras foram conduzidas a uma mudança brusca e profunda em suas formas de operação. O home office despontou como única possibilidade viável para manter as companhias em pleno funcionamento, em função da quarentena imposta pelo novo coronavírus. Muitos segmentos não estavam preparados para esta mudança total de formato e outros, pela dinâmica de atuação, não enxergavam o sistema como opção para 100% de sua rotina. Mas, o fato é que todos os setores tiveram que se adaptar e a contabilidade é um deles.

A área contábil tem se digitalizado rapidamente nos últimos anos e a quarentena apenas acelerou alguns processos. Muitas das interações com o Fisco e demais órgãos públicos já vinham sendo realizados, com resultados muito positivos, como ganho de produtividade, otimização de processos e qualidade de vida para os profissionais envolvidos, a partir do momento em que puderam dispor de mais tempo com suas famílias.

Muitas empresas de contabilidade também vinham se reinventando com reuniões virtuais com clientes, troca de informações realizadas de maneira digital e assinaturas eletrônicas. Em grandes cidades, como São Paulo, a jornada parcial em home office já era realidade por conta dos desafios de mobilidade.

Porém, muitos procedimentos ainda pediam a participação presencial de seus atores, antes da quarentena, e tiveram que ser adaptados em tempo recorde para atender às exigências do isolamento.

Em relação à dinâmica interna das empresas de contabilidade, uma das possibilidades foi a migração para sistemas de telefonia PABX digital, com ramais em nuvem, e centrais de atendimento a clientes e colaboradores em plataforma multicanal em nuvem. A gestão das equipes, sempre realizada com base na confiança e na comunicação, dois valores imprescindíveis para plena atuação de qualquer empresa, ganhou novos contornos. Aos colaboradores foi dada maior autonomia na organização de horários e os grupos de comunicação com mensagens instantâneas, salas virtuais e reuniões diárias de sprint, ganharam mais valor.

Na prática, pudemos ver que a contabilidade tem todas as condições para atuar na modalidade home office, porém, ainda há um caminho a percorrer para garantir o funcionamento eficiente de todas as operações e processos contábeis, principalmente no que tange às necessidades externas das empresas.

Um modelo híbrido pode ser a melhor alternativa para o período pós-quarentena. A interação física com as equipes, com prevalência do sistema home office, é um modelo válido, já que e algumas reuniões, treinamentos e encontros de equipe conferem trocas mais eficientes quando realizados no formato presencial.

As unidades físicas das empresas de contabilidade poderão dar lugar a espaços de coworking para encontros presenciais pontuais. Como se sabe, pela experiência atual, a qualidade do trabalho e o resultado final não serão afetados pela modalidade presencial/digital, pelo contrário, terão muito a desenvolver e evoluir. O grande desafio para todos será encontrar o equilíbrio para organizar as ações nas esferas pessoal e profissional.

*Marcio Tamura é diretor do Grupo Atai